Met uw raad is afgesproken dat wij over het boekjaar 2021 een proefjaar doen betreffende de rechtmatigheidsverantwoording. Het college probeert zoveel mogelijk in de geest van de, nog uitgestelde, wet over de rechtmatigheidsverantwoording te handelen. Dit betekent dat het college melding doet bij uw raad bij een constatering van een onrechtmatigheid in de jaarrekening. De onrechtmatigheid is ontstaan doordat wij aan het einde van het contract constateren dat wij boven het aanbestedingsbedrag zijn gekomen.
Ontstaan onrechtmatigheid
Eind 2020 is de verlenging van de griffier ad interim besproken. De wens van uw raad was om de griffier a.i. te verlengen totdat er een nieuwe griffier zou worden aangenomen. Daarnaast speelden een aantal grote ontwikkelingen. Er is niet voldoende nagedacht over het bereiken van de Europese aanbestedingsgrens en de extra uren die zijn gedraaid door de grote ontwikkelingen. De procedure van het aantrekken van de nieuwe griffier is nu afgerond. Het contract met de interim is per 1 september 2021 beëindigd. Nu blijkt dat er toch een overschrijding is op het bedrag. De overschrijding zorgt bij de jaarrekening 2021 voor een onherstelbare fout. Deze krijgt een plek in de jaarrekening 2021.
Alternatieven en beheermaatregelen
In retrospectief hadden we eerder moeten stoppen met de werkzaamheden van de a.i. griffier om binnen de aanbestedingsregels te vallen. Dit was echter geen mogelijkheid, omdat de raad in tal van belangrijke processen zat, zowel ter afhandeling van de raadscyclus maar ook met de werving van de nieuwe burgemeester en griffier.
Om herhaling van onrechtmatigheden te voorkomen is de Werkgeverscommissie geadviseerd om tijdelijke benoemingen in de toekomst formeel te besluiten met de daarbij behorende (financiële) kaders. Hier kan het college desgewenst een voorbereidende rol in spelen. De kans op onrechtmatigheden in aanbesteden in de toekomst zal worden verkleind doordat de BUCH heeft ingezet op integraal adviseren. Dit door herinrichting van Bedrijfsvoering binnen BUCH, waarbij alle adviserende taken in één team zijn geplaatst.