Voortgang implementatie inkoop ambulante jeugdhulp en verblijf

De 6 gemeenten in de regio Alkmaar hebben per 1 januari 2023 nieuwe contracten afgesloten met aanbieders van jeugdhulp (verblijf en ambulant).

De financiële omvang van jeugdhulp verblijf bedroeg in 2021 in Bergen: € 1,2 mln / 44 cliënten en voor jeugdhulp ambulant betrof het € 3,2 mln / 584 cliënten).

In september is de gemeenteraden geïnformeerd over de gunning van de aanbieders die per 1 januari 2023 deze hulp mogen bieden in de regio Alkmaar. Onderdeel van de implementatie is de omzetting van de openstaande toekenningen van zorg naar de nieuwe structuur in 2023 in de systemen. Hierover geven wij een stand van zaken, ook naar aanleiding van geconstateerde risico’s en beheersmaatregelen die wij daarvoor in de uitvoering nemen.

Informatie

Uitgangspunten en kaders van de inkoop

Voor deze inkoop zijn op verschillende niveaus uitgangspunten vastgesteld. Hieronder vatten we de belangrijkste uitgangspunten voor drie niveaus samen.

1^e niveau: Vastgestelde raadsvisies  ‘Overkoepelend kader jeugd’ en ‘De visie op ambulante jeugdhulp 2023 e.v.’ (september 2021) en ‘visie op jeugdhulp met verblijf’(2020).

Een belangrijk element uit deze visies is dat we voor iedereen passende ondersteuning willen bieden. Passend betekent zo licht en kort als mogelijk, maar zo zwaar en lang als nodig.  Daarnaast bieden we de ondersteuning nabij en zo thuis als mogelijk èn zo vroeg als mogelijk.

De regionale samenwerking is ingericht op kwaliteitsverbetering en kos­tenbeheersing. Daarbij gaan we uit van krachtig en langjarig partnerschap tussen regiogemeenten, aanbieders en ketenpartners.

2^e  niveau: College besluiten

Op basis van de visiedocumenten heeft het college enkele uitwerkingsdocumenten vastgesteld: de inkoopstrategie jeugdhulp regio Alkmaar 2023-2030-2033 met daarin de Inkoopopdracht, Verwervingsstrategie en mandatering van de uitvoering door RNO. Belangrijke uitgangspunten zijn:

• Beheersing: datasturing, sturen op doelmatigheid en kostenbewustzijn;
• Regionale samenwerking: tussen de Regionale Netwerk Organisatie (die de gemeenten ondersteunt bij inkoop en contractmanagement), regionaal beleid en beleid, toegang en bedrijfsvoering van de 6 gemeenten;
• Financieel: de kostenstijging van jeugdhulp ombuigen zodat we vanaf 2026 een kostendaling kunnen zien.

3e niveau: Uitvoering

Vastgesteld is dat de implementatie een verantwoording is van de lokale gemeenten, waarbij ze gefaciliteerd worden door de regionale projectorganisatie en RNO. Dit is vorm gegeven in een regionaal implementatieteam en daarboven een stuurgroep met verantwoordelijke managers. De uitgangspunten voor de implementatie en omzetting zijn:

• Cliënten: De omzetting van de openstaande zorg die is toegekend aan cliënten naar de zorg die zij ontvangen in de nieuwe systematiek mag geen nadelig effect voor de cliënt hebben. Dit handelen we op de achtergrond administratief af met de aanbieders;
• Financiën: Kostenbeheersing, voorkomen van kostenstijgingen door de financiële waarde van de openstaande zorg als basis te gebruiken voor de omzetting naar de nieuwe systematiek;
• Datasturing: ontwikkelen van prognoses en normen op macro en aanbieder niveau voor de omzetting;
• Partnerschap: Actieve samenwerking met de aanbieders o.b.v. realistisch vertrouwen.

Stand van zaken implementatie

Er is een regionaal implementatieplan geschreven en vastgesteld door het college met alle benodigde informatie en afspraken voor de lokale implementatie.

Alle aanbieders hebben in oktober een brief ontvangen over het proces en de werkwijze voor het omzetten van de openstaande zorg. Aanbieders hebben lijstwerk ontvangen met een overzicht van alle cliënten waarbij toekenningen lopen van toegekende zorg in 2023. Verzoek aan aanbieders was om per cliënt aan te geven welke zorg passend is voor de cliënt in de nieuwe systematiek, incl. bijbehorend product, zorgvolume en einddatum.

In oktober zijn de gemeentelijke toegang (sociaal team) en aanbieders gestart met schaduw indiceren waarbij voor elke aanvraag van zorg naast de bestaande zorg direct voor 2023 ook de nieuwe producten werden toegewezen. Het sociaal team heeft zich voorbereid op het kunnen toewijzen van de zorg vanaf 01-01-2023 conform de nieuwe inkoop inclusief de randvoorwaarden in de bedrijfsvoering.

Regionaal is geanalyseerd voor welke doelgroepen er mogelijk tekorten zijn in het gecontracteerde zorgaanbod. Er zijn afspraken gemaakt met relevante aanbieders om het zorgaanbod hierop aan te vullen.

Stand van zaken financieel

De deadline voor aanbieders om hun ingevulde lijstwerk bij de gemeenten aan te leveren was half november. Vanuit de door aanbieders aangeleverde informatie zijn regionaal de financiële risico’s gemonitord. Hieruit bleek een hogere financiële waarde van de voorgestelde omzetting t.o.v. de openstaande zorg. Uit de analyse bleek dat de hogere financiële waarde werd veroorzaakt door drie factoren.

1. Zorgproducten: door een aantal aanbieders werden zwaardere producten aangevraagd dan op basis van de productbeschrijvingen en data prognose werd verwacht. Deels veroorzaakt door onduidelijkheid in de productenstructuur. Deels veroorzaakt door interpretatieverschillen van passende zorg tussen gemeenten (en regio) en de betreffende aanbieders;
2. Hogere volumes: er werden fors hogere volumes (uren zorg) aangevraagd dan de verwachting was vanuit de productbeschrijvingen. Aanbieders gaven aan dat deze hogere volumes nodig waren om pieken in zorgintensiteit te kunnen opvangen waarvoor anders in onze declaratiesystematiek niet gefactureerd zou kunnen worden;
3. Einddatum: aanbieders hanteerden soms een langere looptijd. Dit wordt vooral veroorzaakt doordat aanbieders dit in de oude systematiek gewend waren. In de oude systematiek werd de einddatum vaak zeer ruim vastgesteld (2 jaar, 3 jaar of zelfs tot het 18^e levensjaar).

Belangrijk om te vermelden is dat een hogere financiële waarde van de omzetting door hogere volumes of langere looptijd niet direct leidt tot kostenstijgingen omdat dit de planning/toewijzing van zorg betreft en de ervaring leert dat de daadwerkelijke realisatie altijd fors lager ligt. De huidige uitnutting van de toegekende zorg is op dit moment ongeveer 60%.

Ook belangrijk om te vermelden is dat naast het financieel effect van de omzetting een aantal andere zaken van invloed zijn op de totale kosten, dit zijn:

• Tariefstelling en nieuwe productbeschrijvingen: bij nieuwe inkoop dienen gemeenten wettelijk passende tarieven te hanteren. Dit kan leiden tot opwaartse bijstellingen in de inkoop. Er zijn echter ook neerwaartse bijstellingen toegepast. Uit analyses blijkt het netto-effect ongeveer 0 te zijn. Definitieve analyse kan plaatsvinden na een periode van realisatie in de nieuwe systematiek. Colleges en raden worden hierover geïnformeerd;
• Autonome factoren: de afgelopen jaren zien we een landelijke trend waar zowel het aantal cliënten in de jeugdhulp als de kosten per cliënt stijgen. In onze regio ongeveer 10% per jaar in totaal. Hiervoor worden gemeenten deels gecompenseerd met extra rijksmiddelen voor jeugd in het gemeentefonds (voor onze regio 20 miljoen in 2023), maar hierin liggen meer onzekerheden dan bij de compensatie voor indexering.

Welke risico’s zijn er?

Bij de vaststelling van de inkoopstrategie zijn eerder diverse risico’s genoemd voor de korte en lange termijn. Daarnaast zijn de volgende risico’s uit de omzetting gebleken:

1. Onenigheid met aanbieders over de indicering van de in te zetten zorg (onder welke productcategorie, volume of looptijd).
2. Aanbieders kunnen niet voldoen aan de vraag (onvoldoende aanbieders of specifiek aanbod ontbreekt).

Welke beheersmaatregelen treffen we?

Nadat uit de analyse van het lijstwerk bleek dat de voorgestelde omzetting tot een hogere financiële waarde zou leiden, zijn er verschillende beheersmaatregelen ingezet op de eerder genoemde risico’s.

We zetten de zorg om naar de nieuwe inkoopsystematiek daar waar er overeenstemming is met aanbieders over de gevraagde omvang en product. Daar waar nog onduidelijkheden zijn, temporiseren we. Zo beheersen we de financiële risico’s zonder dat de zorg aan het kind in het geding komt.

Er is een lijst opgesteld met aanbieders waar we de komende periode mee in gesprek gaan om overeenstemming te krijgen over de omzetting. In de tussentijd laten we voor deze aanbieders de indicaties volgens het oude systeem doorlopen. Dit brengt wel het risico met zich mee dat we later dan gewoonlijk inzicht krijgen in realisatiecijfers van de nieuwe inkoop, waardoor minder goede analyse kan plaatsvinden ten behoeve van de meerjarenraming/Kadernota 2024.

Daarnaast hebben we onze declaratiesystematiek aangepast bij bepaalde producten, zodat aanbieders geen hogere volumes meer aan hoeven te vragen om pieken in zorgintensiteit op te vangen.

We monitoren de zorgvraag en de wachtlijsten en gaan indien noodzakelijk in gesprek met (nieuwe) aanbieders.

Vervolg

De komende periode zal het college de effecten van de omzetting goed monitoren. Afspraak is dat we de raad informeren als de financiële effecten hoger zijn dan verwacht of als er andere zaken spelen in de implementatie die niet binnen de eerder gestelde kaders passen.