Via diverse media hebt u het een en ander kunnen vernemen over het niet verstrekken van verslagen en e-mails behorende tot het project Mooi Bergen. De genoemde documentatie was door stichting Mooier Bergen opgevraagd middels een WOB-verzoek. Op het besluit van college om deze informatie niet te verstrekken, is op 8 mei een bezwaar binnengekomen. Op 27 juni vindt de behandeling van het bezwaar plaats in de commissie voor bezwaarschriften. Graag lichten wij kort toe waarom wij zowel verslagen als e-mails niet (kunnen) verstrekken.
Over de notulen
Sinds 2015 zijn er geen verslagen gemaakt van de ambtelijke projectgroepoverleggen. Het maken van verslagen is geen (wettelijke) verplichting. Dat hiervoor wel verslagen werden gemaakt, heeft mede te maken met de aanwezigheid van een notulist/projectassistente. Begin 2015 is er voor gekozen deze functie niet meer in te vullen in de projectgroep en heeft de projectgroep de keuze gemaakt voor een andere aanpak. De leden van de projectgroep maken voor zichzelf aantekeningen van de overleggen. Dit werkt in de praktijk prima.
Over de emails
De e-mails tussen wethouder en projectleider zijn inderdaad niet meer aanwezig. Ze zijn gewist, maar pas enige tijd na besluitvorming. Ook hier is geen sprake van een ongebruikelijke gang van zaken. Na de keuze voor de plannen van Schrama BV bij raadsbesluit van 15 december was er geen aanleiding om het mailverkeer langer te bewaren. Alle formele stukken zijn bekend bij college en raad en zijn bewaard in het archief.
Het is volgens de archiefwet niet noodzakelijk dat intern e-mailverkeer bewaard moet blijven. Wij denken dat er op deze wijze is voldaan aan het interne e-mailprotocol van de gemeente Bergen. De commissie bezwaar doet op 27 juni een uitspraak over het ingediende bezwaar.
Hier leest u het e-mailprotocol:20150210_Emailprotocol_Bergen_NH