Over het jaar 2018 biedt de commissie bezwaarschriften Bergen haar jaarverslag aan. De commissie bezwaarschriften heeft in het jaarverslag 2018 enkele bevindingen opgenomen. Uit het jaarverslag blijkt verder dat in 2018 een lichte stijging heeft plaatsgevonden van het aantal ontvangen bezwaarschriften. Hier is niet echt een verklaring voor te geven.
De commissie had in het jaarverslag 2017 kort samengevat de volgende aanbevelingen voor de bestuursorganen: de vorming van de procesdossiers te verbeteren, de kwaliteit van vertegenwoordiging van het bestuursorgaan te verbeteren/optimaliseren, ervoor te zorgen dat in alle gevallen van tevoren een verweerschrift wordt ingediend en tot slot de motivering van de besluiten te verbeteren. Hier zijn verbeteracties op ingezet. De commissie constateert in het jaarverslag 2018 dat op bovengenoemde aspecten verbetering is waar te nemen.
Het valt de commissie op dat het bestuursorgaan steeds vaker probeert om via de informele aanpak een bezwaarschrift te behandelen. De informele aanpak houdt in dat er kort na binnenkomst van het bezwaarschrift contact met de indiener van het bezwaarschrift wordt opgenomen om uitleg te geven over het besluit en om samen te bezien of er een andere oplossing van het bezwaar mogelijk is. Dit kan betekenen dat een medewerker (telefonisch) contact opneemt met bezwaarmaker om te horen wat het bezwaar precies inhoudt. Een toelichting door de medewerker op het besluit kan soms al verhelderend werken. Bezwaarmaker begrijpt waarom het bestuursorgaan het besluit heeft genomen en trekt vervolgens het bezwaarschrift in.
Gelet op de bezwaarschriften die zijn opgelost zonder advies van de commissie, is er volgens de commissie zeker sprake van een oplossingsgerichte houding met betrekking tot ontvangen bezwaarschriften.
Acties naar aanleiding van de bevindingen van de commissie
Om tot een betere dienstverlening aan de inwoners van Bergen, in de vorm van goed gemotiveerde besluiten en een klantvriendelijke bezwaarprocedure, te komen zijn de volgende acties ingezet:
De secretarissen van de commissies bezwaarschriften van de BUCH-gemeenten zullen de informele aanpak van bezwaarbehandeling meer structureren door een vaste werkwijze af te spreken met de teams die veel bezwaren ontvangen.
Ook gaan de secretarissen van de commissies bezwaarschriften van de BUCH-gemeenten interne trainingen Algemene wet bestuursrecht verzorgen voor alle teams die beschikkingen voorbereiden, met name gericht op het doen van deugdelijk onderzoek en het opnemen van een goede en duidelijke onderbouwing.