Via de horizontale verantwoording en het interbestuurlijk toezicht wordt jaarlijks bekeken hoe de stand van zaken van het informatiebeheer van de vier gemeenten en de werkorganisatie BUCH is. Dit gebeurt in samenwerking met de archivaris en resulteert in het ‘verslag archief-KPI’s. De archivaris heeft het afgelopen jaar tevens een extra (aspect) inspectie uitgevoerd op de Omgevingsvergunningendossiers. Tenslotte inspecteert de werkorganisatie jaarlijks zelf via het zogenaamde Kwaliteitshandboek. De audit verslagen en de reactie hierop worden hierbij ter kennisneming aangeboden. Deze informatie gaat ook naar de Provincie en naar de Rekenkamercommissie van de werkorganisatie BUCH.
Inspectieverslagen 2019 over 2018
De jaarlijkse beoordeling van juni jl. (bijlage 2b) is dit jaar een overall verslag van de vier BUCH-gemeenten.
Dit kan voor verwarring zorgen omdat:
- elke gemeente zélf als zorgdrager en bestuurlijk verantwoordelijk is voor haar informatiebeheer (o.a. archief) en vanuit die positie ook apart is aangeschreven door de inspectie (tot vorig jaar ontving elke gemeente een eigen verslag) en elke gemeente staat apart vermeld op de interactieve kaart van de Provincie;
- het informatiebeheer en de archieven van de 5 organisaties separaat van elkaar zijn ingericht en dat deze kwalitatief nogal verschillen;
- de informatie-beheerprocessen nog niet zijn geharmoniseerd (o.a. nog steeds opslag in vier verschillende DMS-systemen (Documentair Management Systeem).
Daarnaast heeft
- het archief van de werkorganisatie nog geen structureel karakter (geen eigen systeem met vastgelegde werkprocessen volgens het informatiebeheerplan, waardoor veel informatie wordt opgeslagen op de verkenner); dit heeft te maken met de bijlagen 1a t/m d;
- Uitgeest te maken heeft met een andere archiefinspectie (Noord-Hollands Archief), geen deel uitmaakt van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum en daarom niet in alle verslagen is meegenomen.
In januari jl. is een gelijksoortig verslag uitgebracht over de werkorganisatie BUCH (bijlage 1a en b).
Tevens treft u de tweede (interne) rapportage kwaliteitszorg informatiebeheer team Samenleven Werkorganisatie BUCH aan (bijlage 3).
De verslagen van de uitgevoerde inspectie op de
omgevingsvergunningendossiers treft u aan als bijlage 4 a t/m d. Uitgeest is
hierbij per abuis niet meegenomen, want de vergunningen van de vier gemeenten
worden allemaal gelijksoortig, in dezelfde systemen behandeld.
Benchmark
Jaarlijks maakt het Regionaal Archief Alkmaar een vergelijking van de uitkomsten van de verslagen van de overige gemeenten die deelnemen aan de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA). Dit resulteert in een benchmark waarin de beoordeling per deelnemer / gemeente is uitgewerkt en waarin duidelijk wordt hoe de gemeenten ten opzichte van elkaar presteren (bijlage 5a t/m c).
Vorig jaar was de verwachting dat de BUCH-gemeenten dit jaar zouden stijgen in de benchmark maar dit is niet gelukt. Dat komt voornamelijk omdat de harmonisatie van het huidige Document Management Systeem (D.M.S.) niet is gerealiseerd. Met de implementatie van een geheel nieuw zaaksysteem met D.M.S. hoopt de organisatie veel van de genoemde actiepunten volgend jaar opgelost te hebben.
Reactie / Actieplan informatiebeheer 2019
Uit de hierboven genoemde verslagen komen ruim 100 aandachtpunten c.q. acties, die zijn opgenomen in de reactie / Actieplan informatiebeheer 2019. Met name de acties waarop oranje en rood is gescoord krijgen prioriteit. In het actieplan (bijlage 6) kunt u lezen welke acties het betreft en wat de prioritering is.
Daarnaast verzoekt de werkorganisatie, namens de vier gemeenten, de archiefinspectie om de jaarlijkse KPI-monitoring om te zetten naar een twee-jaarlijkse monitor. De werkorganisatie krijgt dan een jaar de tijd om een groot aantal actiepunten planmatig uit te werken. Het jaar dat dan niet wordt gemonitord zal een voortgangsrapportage worden uitgebracht aan de archiefinspectie en dus ook aan het College, de Raad, de Provincie en de Rekenkamer.
Bijlagen: