Naar aanleiding van de vragen die zijn gesteld door de heer Zwart over de kwaliteitssysteem BUCH naar aanleiding van rekenkamerrapport archivering in de ARC op 18 oktober 2018, wordt hierbij ingegaan op de vragen.
Het kwaliteitssysteem van de werkorganisatie (Factsheet-IQ) bestaat uit een checklist van 590 prestatie indicatoren voor het informatiebeheer en wordt mede ondersteund door het handboek kwaliteitszorgsysteem informatiebeheer Werkorganisatie BUCH.
Vraag van de heer Zwart:
- Wat is het kwaliteitssysteem bij de gemeente Bergen / Werkorganisatie BUCH (in relatie tot agendapunt 4 nota van bevindingen van de Rekenkamercommissie over het archiveringsbeleid)?
- Komt hier een externe auditor bij kijken zoals bij ISO 9001?
Kwaliteitssysteem algemeen
Het kwaliteitssysteem is wettelijk verplicht op grond van artikel 16 van de Archiefregeling (vastgesteld door het ministerie van OC&W – Staatscourant 70, 6 januari 2010).
Artikel 16. Kwaliteitssysteem: De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.”
Kwaliteitssysteem werkorganisatie
De BUCH gebruikt de VHIC Information Quality checklist als basis voor haar kwaliteitssysteem zie:
Dit kwaliteitssysteem bestaat uit een PDCA cyclus van 590 prestatie indicatoren voor het informatiebeheer en wordt mede ondersteund door het handboek kwaliteitszorgsysteem informatiebeheer Werkorganisatie BUCH (vastgesteld 20 december 2017).
Het kwaliteitssysteem heeft betrekking op informatiebeheer binnen de Werkorganisatie BUCH (niet op de werking van de organisatie als geheel). Het systeem is niet gekoppeld aan een ISO certificaat.
Opbouw checklist
In de checklist zijn Indicatoren opgenomen uit:
- Archiefwet
- Archiefregeling
- DUTO (Duurzame Toegankelijkheid van Overheidsinformatie)
- KIDO (Kwaliteitssysteem Decentrale Overheden)
- NEN ISO 15489
- RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer)
- ED3 (eisen duurzaam digitaal depot)
Er vindt geen directe externe audit plaats op één van de individuele 590 indicatoren maar wel op de werking van het systeem.
Dit gebeurt aan de hand van KPI’s (Kritische Prestatie Indicatoren van de VNG) door de regionale archiefinspecteur en de provinciale toezichthouder. De archiefinspecteur fungeert daarbij als ‘externe auditor’.
De raad wordt jaarlijks op verschillende manieren geïnformeerd over de stand van zaken rondom het informatiebeheer. Dit is o.a. ook opgenomen in de archiefverordening.
- Het KPI verslag. Dit is een verslag opgesteld door de regionale archiefinspectie. Dit is een extern verslag. Zie nieuwsbrief voor de raad van juli jl. – laatste punt.
- Rapportage kwaliteitszorg informatiebeheer. Dit is een intern verslag en zijn bevindingen die voortkomen uit de resultaten van de checklist met 590 indicatoren. We schalen de checklist jaarlijks op. Hieruit voort komt een actielijst waarop alle verbeterpunten (geprioriteerd) staan aangegeven (o.a. de aanbevelingen uit het Rekenkamerrapport). Hierdoor hebben we een PDCA cyclus ingericht en worden verbeteringen planmatig ingezet.
- Beoordelingsbrief provincie Noord-Holland. Dit is een externe beoordeling. Het Interbestuurlijk Toezicht geeft op basis van het KPI verslag en een verificatie gesprek een beoordeling.
Verschil in domeinen werkorganisatie
De verantwoordelijkheid voor de inrichting van het 5e huis en de noodzakelijke koppelingen met de systemen die van belang zijn voor het informatiebeheer ligt bij een ander domein dan het domein waar het informatiebeheer belegd is.
De constateringen in de rapportage worden verbonden met een actie ter verbetering. Deze zijn opgenomen in een actieplan waarin elke actie wordt geprioriteerd. Hierdoor hebben we een PDAC cyclus ingericht en verbeteringen worden planmatig ingezet.