U wordt geïnformeerd over het verslag van de toezichthouders en de stand van zaken rondom het informatiebeheer.
Voor de horizontale verantwoording en het interbestuurlijk toezicht wordt jaarlijks bekeken hoe de stand van zaken van het informatiebeheer van de vier gemeenten en de Werkorganisatie BUCH is. Dit gebeurt in samenwerking met de archivaris(sen) van het Regionaal Archief Alkmaar en het Noord-Hollands Archief Haarlem en resulteert in het ‘verslag Informatiebeheer’ (archief KPI’s). Dit jaar worden het Verslag Informatiebeheer 2021, de beoordelingsbrief van het Interbestuurlijk Toezicht en het Actieplan Informatiebeheer worden ter kennisneming aangeboden. Het verslag informatiebeheer 2021 gaat ook naar de provincie.
Op grond van artikel 4 van de ‘Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar’ (RHCA) houdt de directeur-archivaris van het RHCA toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de gemeenten Bergen (NH), Castricum en Heiloo. Dit houdt in dat de archivaris jaarlijks (conform de gemeentelijke archiefverordeningen) verslag doet aan het college van B&W over het gedane toezicht, dat door de archiefinspectie van het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) wordt uitgevoerd. De directeur van het Noord-Hollands Archief (NHA) houdt als archivaris van de gemeente Uitgeest toezicht op de niet-overgebrachte archieven. Het aangeboden (inspectie) verslag is namens de twee archivarissen.
In verband met de praktische uitvoerbaarheid en op basis van de vigerende bevoegdhedenregelingen van de BUCH wordt in één keer verslag[1] uitgebracht dat van toepassing is op alle BUCH-gemeenten en de Werkorganisatie BUCH. Dit verslag wordt daarom gestuurd naar het bestuur van de Werkorganisatie BUCH.
[1] In het verslag worden de namen zoals Werkorganisatie BUCH en BUCH-organisatie gebruikt. In principe staan deze namen synoniem voor de organisatie als geheel, dus ook voor de BUCH-gemeenten. Sommige delen uit het verslag richten zich specifiek op een individuele gemeente omdat de situatie uniek is en niet of minder van toepassing is op andere gemeenten.
De beoordelingsbrief van de provincie in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) uit december 2020 wordt door een samenloop van omstandigheden vertraagd aangeboden. Waarvoor onze excuses.
Het beeld dat uit het verslag naar voren komt, is dat de BUCH-gemeenten en de Werkorganisatie BUCH nog niet aan alle wettelijke eisen voldoen in het kader van de Archiefwet.
De inspectie heeft een aantal aanbevelingen.
De belangrijkste aanbevelingen/ actiepunten van de archiefinspectie bij de huidige stand van zaken en ontwikkelingen zijn:
- De huidige rol of positionering van team DIM in de organisatie bij het op orde brengen van het informatiebeheer. De beleidskaders die geformuleerd zijn voor het informatiebeheer krijgen geen integrale weerslag in de uitvoering.
- Zorg dat bij projecten een impactanalyse wordt opgenomen.
- Zorg dat archiefwaardige informatie bij deze migratie niet ‘as is’ wordt overgezet naar het zaaksysteem.
- Zorg dat projecten hieromtrent (die binnen en buiten scope van het Projectplan ZGW vallen) met elkaar worden afgestemd.
- Zorg dat het kwaliteitsniveau van en het aantal medewerkers informatiedienstverlening voldoende is voor omslag in digitaal werk.
U treft hierbij ook het Actieplan Informatiebeheer 2021 met daarin acties op de aanbevelingen vanuit de inspectie. Met de implementatie van het nieuwe zaak- en documentensysteem moet een groot deel van de aanbevelingen kunnen worden opgelost of ingelost.
Bijlagen:
-1. aanbiedingsbrief archivarissen/ inspectie RHCA en NHA
-2. Verslag Informatiebeheer 2021
-3. Beoordelingsbrief Provincie Noord-Holland, IBT, 8 december 2020
-4. Actieplan Informatiebeheer 2021
-5 Brief namens BUCH bestuur aan archivarissen
-6a. benchmark RAA
-6c. bijlage benchmark