In de organisatie aandacht vragen voor het uitvoeren van de afspraken uit de ‘regeling verslaglegging Bergen’ uit 2019 voor het vastleggen van gemaakte afspraken binnen projecten.
Tijdens het vragenhalfuur voorafgaand aan de algemene raadscommissie van 3 februari 2022 is door de fractie van Gemeentebelangen een aantal vragen gesteld over het archief beleid van de gemeente. In deze nieuwsbrief treft u de antwoorden op deze vragen aan.
Vraag 1
Op 1 november 2018 heeft de raad de aanbevelingen uit een rapport van de rekenkamer van de BUCH op het gebied van archivering overgenomen.
Daarmee kreeg het college een opdracht om een aantal verbeteringen uit te voeren.
Kerndoel van archivering is dat de besluitvorming in het college en de raad te herleiden is.
Antwoord vraag 1
Wij zien deze tekst als een inleiding op de vragen die hierna volgen.
Vraag 2
Kan het college duiden of de verbeterpunten uitgevoerd zijn en zoals beschreven in het rapport constant worden gecontroleerd op de uitvoering.
Antwoord vraag 2:
- Op 26 februari 2019 heeft het college de ‘regeling verslaglegging Bergen’, vastgesteld.
In deze regeling is een onderscheid gemaakt in de soorten overleggen, de wijze
van vastlegging van de afspraken en het aanwijzen van een verantwoordelijke voor de uitvoering van de verslaglegging en archivering.
Dat begint bij projecten al door afspraken over verslaglegging te maken in projectopdrachten, startnotities of plannen van aanpak.
- Het informatiebeheer van de (BUCH-)gemeente(n) is jaarlijks onderhevig aan Interbestuurlijk Toezicht door de Provincie. Hier wordt de raad via de nieuwsbrief van op de hoogte gehouden. De gemeente wordt continue gecontroleerd. Het informatiebeheerbeleid bestaat uit een zeer complex netwerk van wet- en regelgeving, dat zowel intern als extern is opgelegd. Het is niet eenvoudig gebleken om de applicaties waarin de informatie wordt opgeslagen te harmoniseren en de procedures bij (externe) medewerkers te integreren.
Vraag 3
Bent u het met ons eens dat gespreksverslagen essentieel zijn voor een goede uitvoering van transparant en herleidbaar bestuur.
Antwoord op vraag 3:
Zeker. Het in 2018 vastgestelde informatiebeheerplan van de BUCH begint ook met het beantwoorden van de Waarom-vraag van een het plan:
De digitale beheeromgeving is voor onze informatie van essentieel belang voor:
- een goede bedrijfsvoering;
- het afleggen van (bestuurlijke) verantwoording;
- het bedienen van de recht- en bewijszoekende burger;
- democratische controle;
- historisch erfgoed.
Het belang wordt ook onderkend door de Provincie; informatiebeheer is één van de 4 onderdelen waar Interbestuurlijk Toezicht op van toepassing is (naast Financiën, Omgeving en huisvesting verblijfsgerechtigden).
Vraag 4
Bent u het met ons eens dat een overleg met de provincie en bijvoorbeeld projectontwikkelaars niet vrijblijvend is en voor een goede verslaglegging moet worden genotuleerd. Alleen op die wijze kan de raad de zorgvuldigheid van de proces herleiden en beoordelen.
Antwoord op vraag 4:
Gelet op bovengenoemde antwoorden is het antwoord bevestigend.
Wij vragen bij de organisatie nogmaals aandacht voor het uitvoeren van de afspraken uit de regeling verslaglegging Bergen.