Over het jaar 2017 biedt de commissie bezwaarschriften Bergen haar jaarverslag aan. De commissie doet, kort samengevat, aanbevelingen over dossiervorming, vertegenwoordiging van het bestuursorgaan bij de commissie, verweerschriften en de motivering van besluiten. In de jaarverslagen van de commissies bezwaarschriften van de gemeenten Castricum en Heiloo worden ook aanbevelingen gedaan over dossiervorming en vertegenwoordiging. Vanuit het team Juridische Zaken zijn verbeteringen in de bezwaarprocedure ingezet. De aanbevelingen over de dossiervorming en de vertegenwoordiging van het bestuursorgaan heeft in Bergen te maken met de gewijzigde werkwijze. In de werkorganisatie BUCH is dit anders geregeld dan voorheen in de gemeente Bergen. Deze gewijzigde werkwijze kost tijd voor de medewerkers om hieraan te wennen. Desgevraagd heeft de commissie aangegeven dat inmiddels verbeteringen zijn opgetreden.
Verbeteringen
Om tot een betere dienstverlening aan de inwoners van Bergen te komen, in de vorm van goed gemotiveerde besluiten en een klantvriendelijke bezwaarprocedure, zijn de volgende acties ingezet:
Trainingen
Verweer voeren in de bezwaarprocedure
De training “Verweer voeren in de bezwaarprocedure” wordt door interne juristen gegeven. De training is gericht op het maken van een verweerschrift, het voeren van verweer tijdens een hoorzitting en het maken van een beslissing op bezwaar. Door de bezwaarprocedure te bespreken met elkaar, komt ook het belang van een goed gemotiveerd primair besluit aan de orde. Bij het oefenen met het maken van een verweerschrift en beslissing op bezwaar, wordt gebruik gemaakt van de hiervoor opgestelde formats.
Bellen bij bezwaar en het voeren van een informeel gesprek
Door de interne mediators is in samenwerking met juristen de pilottraining “Bellen bij bezwaar/voeren van een informeel gesprek” mogelijk gemaakt. Medewerkers zijn hierin getraind. Uit onderzoek van Passend contact met de overheid is gebleken dat deze aanpak een positieve werking heeft op de tevredenheid en vertrouwen in de overheid en leidt tot minder procedures en een snellere doorlooptijd van procedures, hetgeen tijd en kosten bespaart.
Wijziging in de behandeling van bezwaarschriften
Bezwaarschriften worden ter advisering voorgelegd aan de commissie. Deze procedure is vooral juridisch van aard. Binnen deze formele bezwaarprocedure kan de dienstverlening aan inwoners verbeterd worden door de volgende stappen toe te voegen aan het proces van bezwaarbehandeling:
Informele aanpak
De commissie laten onderzoeken of een bezwaarzaak in der minne geschikt kan worden. In de praktijk werkt dit zo dat de secretaris snel persoonlijk contact opneemt met de bezwaarmaker om te onderzoeken wat de beste aanpak is van het bezwaarschrift: informeel of formeel. Bij de informele behandeling staat het samen zoeken naar een oplossing centraal en de formele behandeling is een hoorzitting bij de commissie. Als de informele behandeling niet naar tevredenheid van de bezwaarmaker verloopt, staat de formele weg altijd nog open.
Hoorzitting commissie Uitgeest, Castricum of Heiloo
Als de agenda van de commissie van Uitgeest, Castricum of Heiloo eerder ruimte biedt voor een hoorzitting dan de agenda van de commissie van Bergen, wordt de bezwaarmaker dit aangeboden. Op die manier kan er sneller advies uitgebracht worden en sneller een beslissing op bezwaar worden genomen. Het is aan de bezwaarmaker of hij gebruik wil maken van een hoorzitting bij een andere commissie.
Om o.a. deze verbetering van de dienstverlening te bewerkstelligen hebben de raad, het college en de burgemeester, ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft, de Verordening commissie bezwaarschriften Bergen 2018 vastgesteld.
Standaarden
Er zijn standaarden beschikbaar voor de bezwaarprocedure. Hierbij moet u denken aan een format van een verweerschrift en een format van een beslissing op bezwaar. Er zullen ook standaarden voor primaire besluiten beschikbaar worden. Belangrijk is daarbij dat een primair besluit niet alleen voldoet aan de wettelijke vereisten, maar ook dat een besluit is geschreven in een taalstijl die voor de inwoner begrijpelijk is.
Dossiervorming
Er is een standaard inventarislijst beschikbaar waarin staat vermeld welke dossierstukken in ieder geval in een procesdossier aanwezig behoren te zijn. De secretarissen van de commissie bezwaarschriften hebben bij de vakafdelingen aangegeven op welke wijze en met welke inhoud een procesdossier aangeleverd moet worden.
Bijlagen: