E-depot gemeenschappelijke regeling RHCA |

Op 27 juni jl. stemde u in met de programmabegroting 2018 voor de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA).
In deze begroting is in het meerjarenperspectief vanaf 2019 € 100.000 aanvullende financiering opgenomen voor realisatie van een e-depotvoorziening.

Verder staat op pagina 20 van de programmabegroting 2018 dat:
“Indien het eerder noodzakelijk zal zijn om een extra bijdrage te vragen, zal dit door middel van een begrotingswijziging aangeboden worden”.
Het RHCA heeft hier gevolg aan gegeven en op 1 september 2017 een herziene financiële begroting ingeleverd. Deze herziening betekent voor Bergen een verhoging van de gemeentelijke bijdrage van € 6.747 vanaf 2018.

E-depot

Normaliter betekent een gewijzigde begroting voor een GR ook het indienen van zienswijze namens de raad. Echter het Algemeen Bestuur van het RHCA neemt dinsdag 27 september een beslissing over de realisatie voor het e-depot. Deze zienswijze komt dan te laat. Het college en de raad hebben eerder ingestemd met de tekst en financiële gegevens van de programmabegrotingen van het RHCA voor 2017 en 2018. Hierin zijn ook de meerjarenramingen opgenomen met de extra verwachte kosten voor het e-depot.

Het college is voornemens het extra bedrag van € 6.747 op te nemen in de begroting 2018.

De noodzaak voor een e-depot bestaat voornamelijk daaruit dat de GR een wettelijke taak heeft om digitale archieven van overheid, particulieren, bedrijven en instellingen te kunnen bewaren. De overheden hebben een wettelijke taak om de digitale archieven over te brengen. Net zoals voor het papier moet nu ook voor de digitale archieven een omgeving opgetuigd worden waar de gemeenten, particulieren, bedrijven en instellingen hun archieven kunnen ‘deponeren’. Dit kost extra geld buiten de bestaande taken en dienstverlening. Omdat de raad in het verleden heeft ingestemd met de voorbereidingen voor een e-depot en de voortgang hiervoor verder te ondersteunen, is het de bedoeling om het budgettaire besluit van deze gewijzigde begroting door te schuiven naar de behandeling van de begroting 2018 en de zienswijze dit keer achterwege te laten.