Graag geven wij u de stand van zaken in de ontwikkeling van een E-depot en het verzoek om de informatiesystemen in te richten volgens de landelijke standaarden als voorbereiding op de informatieoverdracht naar het toekomstige E-depot.
Het is wettelijk verplicht om digitaal te bewaren informatie na twintig jaar over te brengen naar een digitale archiefbewaarplaats (E-depot). Zonder een goed en betrouwbaar archief kan de gemeente geen verantwoording afleggen over haar handelen en kunnen klanten schade ondervinden.
Brief over E-depot
Op 8 februari jl. ontving de gemeente een brief van het Regionaal Archief Alkmaar met een toelichting over de voorbereiding en inrichting van het E-depot van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA). Het streven is om in 2017 de software aan te schaffen en in 2018 de voorziening operationeel te hebben zodat de gemeenten kunnen aansluiten op deze digitale omgeving. Het Regionaal Archief Alkmaar wil met deze brief duidelijk maken dat het belangrijk is voor de gemeente om gebruik te maken van ICT standaarden, open standaarden voor bestandsformaten en standaarden voor metadata om de aansluiting soepel te laten verlopen.
De verwachting is dat het aansluiten geleidelijk gaat, bijvoorbeeld per serie archief, proces of specifieke datasets.
Het Regionaal Archief wil graag actief betrokken worden bij de inrichting van (nieuwe) zaaksystemen.
Bijlage: Brief Regionaal Archief