Naar aanleiding van de vragen die zijn gesteld tijdens de algemene Raadscommissie vergadering Bergen op 22 november voor Agendapunt 4 > (Voorstellen vaststellen nieuwe Archiefverordening Bergen 2018), leest u hier de beantwoording.
Vragen mw. Ouendag
1.Valt de archivering onder de ambtelijke BUCH organisatie of is dit per afzonderlijke gemeente?
Antwoord: Het college is zorgdrager en bestuurlijk verantwoordelijk voor de archivering. Dit is per gemeente.
Het archiveren is ambtelijk ondergebracht bij de BUCH. Uitvoering van taken is door de gemeenten gemandateerd aan de ambtelijke organisatie.
2. Hoeveel archivarissen zijn er? Hoe zit de organisatiestructuur in elkaar?
Antwoord: De archivarissen zijn de directeuren van de archiefbewaarplaatsen
Voor Bergen, Castricum en Heiloo is dit Paul Post van het Regionaal Archief Alkmaar
Voor Uitgeest en de Werkorganisatie is dit Lieuwe Zoodsma van het Noord-Hollands archief in Haarlem.
De medewerkers van team DIM van de Werkorganisatie BUCH zijn ambtelijk belast met het beheer van het archief. Team DIM bestaat uit 1 teammanager, 3 medewerkers beleid en kwaliteit, 1 met coördinatie module, 21 archiefmedewerkers en 7 scanstraatmedewerkers. Verder zijn alle medewerkers verantwoordelijk voor het aanbieden van stukken en bijhouden van hun administratie/ archivering.
3. Welke criteria worden gebruikt bij de hotspotmonitor?
Antwoord: Deze zijn te vinden in de handreiking hotspotmonitor vanuit het project archiefinnovatie decentrale overheden (aido).
Criteria:
- Er is sprake van een gebeurtenis of een reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.
- Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en het debat over de kwestie maakt veel emoties los.
- Er is sprake van gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager.
- Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.
U wordt hierover nog nader geïnformeerd. Het college stelt in 2019 een aparte lijst vast.
Vragen mw. Hendriks.
4. Archivaris houdt toezicht op niet overgebrachte archieven en beheert de overgebrachte archieven. Overgebrachte archieven van de gemeente Bergen staan in de archiefbewaarplaats in Alkmaar. Waar staan de niet-overgebrachte archieven van de gemeente(n)? Antwoord: Papier staat in het gemeentehuis van Bergen in de archiefruimte(n). Deze zijn goedgekeurd door de archiefinspecties. Niet alles is gedigitaliseerd (zou te duur zijn bij beperkte of geen opvraging).
5. Kunnen inwoners alles kosteloos raadplegen en downloaden?
Antwoord: Raadplegen is niet altijd kosteloos. Buiten de raadsstukken kan er weinig worden gedownload.
Bouwvergunningen zijn kosteloos. Deze zijn via de website van de gemeente opvraagbaar. Op basis van de WOB hebben inwoners recht op informatie als ze daarom vragen. Wanneer stukken niet digitaal zijn maar er grote tekeningen moeten worden gekopieerd zijn er kosten aan verbonden.
Archieven van de gemeente Bergen ouder dan 20 jaar staan bij het Regionaal Archief in Alkmaar.
Deze zijn toegankelijk via inventarissen op de website van het Regionaal Archief. Als er stukken digitaal via het Regionaal Archief worden opgevraagd, zijn daar, wanneer dit voor de eerste keer gescand gaat worden, kosten aan verbonden. Als het al gedigitaliseerd is, is het gebruik gratis (Wet Hergebruik Overheidsinformatie).
Men kan een afspraak maken om de fysieke stukken te bekijken.
Vragen dhr. Valkering:
6. Zijn de inspectie en rekenkamercommissie gevraagd advies te geven op de nieuwe Archiefverordening?
Antwoord: De verordening is door een landelijke VNG commissie opgesteld in overleg met vertegenwoordiging uit het vakgebied. De modelverordening zoals die voor u ligt is in een eerder stadium aanbevolen door zowel de inspectie als ook de Rekenkamer commissie zelf. Het voldoen aan actuele regelgeving is een standaard onderdeel van de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college.