Maand: juli 2018

Beantwoording raadsvragen van 17 mei 2018

1. Wat zijn de risico’s van een Design en Build proces?
Design en Build is een veilige en veelvuldig toegepaste methode bij sportaccommodaties. Het biedt veel voordelen zoals een snellere doorlooptijd, minder risico’s, één contractpartner en aanspreekpunt en de zekerheid over de aanbesteding en prijsvorming in een vroeg stadium van het proces. Het nadeel is, dat grote onvoorziene wijzigingen (die ook niet als optie zijn meegenomen) moeilijker door te voeren zijn als het werk eenmaal is opgedragen. Door te anticiperen op mogelijke wijzigingen kan dit nadeel beperkt worden. Zie ook het adviesrapport over de aanbestedingsmethoden dat als bijlage is toegevoegd.

2. Geef de startsituatie van de Beeck verwerkt in de vorm van een plattegrond, met daarbij de functies en het aantal vierkante meters per functie.
Als bijlage zijn de plattegronden van de Beeck toegevoegd, evenals een overzicht met de oppervlaktes in m2.

3. Wat is de  verdeling in percentages tussen de droge sportruimten en natte sportruimten?
Het zwembad beslaat 22,3% van het totaaloppervlak van De Beeck, de sauna 6,4% en de sportzalen 36,9%. Voor een totaaloverzicht met alle functies verwijzen we naar de bijlage.

4. Wat zijn de mogelijkheden voor gasloos bouwen in combinatie met de daarnaast te bouwen nieuwe wijk op het voormalige BSV-terrein?
Gasloos bouwen behoort tot de mogelijkheden en hierop zal ook aangestuurd worden. PV-panelen, warmtepompen en geothermie worden daarbij in ieder geval en indien mogelijk toegepast. Door te combineren met een nieuwe wijk is de duurzaamheidsambitie wellicht voordeliger te realiseren.

5. Wat is de stand van zaken van de verhuizing GGD naar de nieuwe Bergense school? Kan deze optie naast die van De Beeck worden gezet dan wel uitgewerkt?
De optie GGD naar de nieuwe Bergense School is een separaat project dat door een andere projectgroep wordt behandeld. Hieromtrent is informatie opgevraagd die ter vergelijking naast de optie De Beeck wordt geplaatst.

6. Wat zijn de mogelijkheden voor subsidie voor geothermische warmte?
De overheid stimuleert duurzame energie en heeft voor wat betreft geothermie specifieke doelen gesteld voor de periode tot en met 2020. De beschikbare subsidiemogelijkheden bestaan momenteel uit Stimulering Duurzame Energieproductie (SDE+) en Investeringssubsidie voor Duurzame Energie.

7. Wat is de herbouwwaarde van De Beeck
De herbouwwaarde dient nog gecalculeerd te worden op basis van het op te stellen Programma van Eisen. De herbouwwaarde behoeft niet gelijk te zijn aan het door de verzekeraar uit te keren bedrag, aangezien het laatste gebaseerd is op een overeengekomen verzekerde waarde.

8. Hoeveel bedraagt de extra uitkering van de verzekering?
De verzekeraar kan een bedrag van € 1.000.000,- extra uitkeren voor duurzaamheidsmaatregelen in het nieuwe zwembad.

 Bijlagen:

• bijlage Ontwikkelingsproces herbouw De Beeck_S_18.B003050_1
• Plattegronden De Beeck_S_18.B003196_1
• bijlage raadsvragen overzicht meters bvo de beeck_S_18.B003062_1

 

De prestatieafspraken 2017-2020 worden gemaakt voor een periode van 4 jaar. Het jaarplan 2018 maakt onderdeel uit van de prestatieafspraken 2017-2020. Deze afspraken zijn een samenwerking tussen gemeente Bergen, Kennemer Wonen en haar huurdersorganisaties. Dit jaarplan is een vooruitblik op de inzet van het komende jaar. In het jaarplan staan alle maatregelen en bijbehorende investeringen die in 2018 gepland zijn door Kennemer Wonen. Het is dus een concreet activiteitenprogramma. De jaarplannen zijn dus tevens een handvat om de inzet van alle partijen te monitoren en te evalueren. Geconcludeerd wordt, door de gemeente en Kennemer Wonen, dat de afspraken die gemaakt zijn in het jaarplan 2018 haalbaar zijn.

 

Bijlage:

• Jaarplan 2018 Bergen

Het ontwerp bestemmingsplan Chachaterrein heeft vanaf 2 mei gedurende 6 weken ter inzage gelegen. Er is één zienswijze ingediend, welke is beantwoord en geen aanleiding geeft tot aanpassing van het bestemmingsplan. Op 3 juli heeft het college besloten het bestemmingsplan  daarom ter vaststelling door te sturen naar de raad; behandeling vindt plaats in de cie BP op 11 september en daarna in de raad van 4 oktober.

Eens per vier jaar stellen de burgemeesters en hoofdofficier van justitie het Integraal Meerjarenbeleidsplan (IMV) voor de eenheid vast, zo stelt de Politiewet. Hierin worden thema’s opgenomen, waarop een integrale impuls of intensivering op het niveau van de eenheid Noord-Holland noodzakelijk en mogelijk is. Dit met als doel het leven van de inwoners en bezoekers van de gemeenten in onze eenheid veiliger te maken. De lokale aanpak vormt de basis van de aanpak van veiligheidsproblematiek. De eenheidsbrede impuls en intensivering op de thema’s uit het IMV, beoogt de lokale aanpak te ondersteunen en te faciliteren (efficiënter, effectiever, betere kwaliteit) of zich te richten op thema’s die zich niet direct lenen voor een lokale aanpak. Halverwege augustus ontvangen wij de concept versie van het IMV om aan u ter instemming voor te leggen. Op 22 november 2018 wordt het IMV 2019-2022 tijdens het Regionaal Bestuurlijk Overleg Politie vastgesteld.

Conform artikel 38B lid 1 van de nieuwe politiewet stelt de gemeenteraad ten minste eenmaal in de vier jaar de doelen vast die de gemeente op het terrein van veiligheid nastreeft voor de handhaving van de openbare orde en de hulpverlening door de politie. Deze doelen worden lokaal vastgesteld in een Integraal Veiligheidsbeleid (IVB) Bergen. Op dit moment wordt het IVB Bergen 2019-2022 geschreven. Eind 2018 wordt u gevraagd dit beleidsplan vast te stellen voor vier jaar.

Over het jaar 2017 biedt de commissie bezwaarschriften Bergen haar jaarverslag aan. De commissie doet, kort samengevat, aanbevelingen over dossiervorming, vertegenwoordiging van het bestuursorgaan bij de commissie, verweerschriften en de motivering van besluiten. In de jaarverslagen van de commissies bezwaarschriften van de gemeenten Castricum en Heiloo worden ook aanbevelingen gedaan over dossiervorming en vertegenwoordiging. Vanuit het team Juridische Zaken zijn verbeteringen in de bezwaarprocedure ingezet. De aanbevelingen over de dossiervorming en de vertegenwoordiging van het bestuursorgaan heeft in Bergen te maken met de gewijzigde werkwijze. In de werkorganisatie BUCH is dit anders geregeld dan voorheen in de gemeente Bergen. Deze gewijzigde werkwijze kost tijd voor de medewerkers om hieraan te wennen. Desgevraagd heeft de commissie aangegeven dat inmiddels verbeteringen zijn opgetreden.

Verbeteringen
Om tot een betere dienstverlening aan de inwoners van Bergen te komen, in de vorm van goed gemotiveerde besluiten en een klantvriendelijke bezwaarprocedure, zijn de volgende acties ingezet:

Trainingen
Verweer voeren in de bezwaarprocedure
De training “Verweer voeren in de bezwaarprocedure” wordt door interne juristen gegeven. De training is gericht op het maken van een verweerschrift, het voeren van verweer tijdens een hoorzitting en het maken van een beslissing op bezwaar. Door de bezwaarprocedure te bespreken met elkaar, komt ook het belang van een goed gemotiveerd primair besluit aan de orde. Bij het oefenen met het maken van een verweerschrift en beslissing op bezwaar, wordt gebruik gemaakt van de hiervoor opgestelde formats.

Bellen bij bezwaar en het voeren van een informeel gesprek
Door de interne mediators is in samenwerking met juristen de pilottraining “Bellen bij bezwaar/voeren van een informeel gesprek” mogelijk gemaakt. Medewerkers zijn hierin getraind. Uit onderzoek van Passend contact met de overheid is gebleken dat deze aanpak een positieve werking heeft op de tevredenheid en vertrouwen in de overheid en leidt tot minder procedures en een snellere doorlooptijd van procedures, hetgeen tijd en kosten bespaart.

Wijziging in de behandeling van bezwaarschriften
Bezwaarschriften worden ter advisering voorgelegd aan de commissie. Deze procedure is vooral juridisch van aard. Binnen deze formele bezwaarprocedure kan de dienstverlening aan inwoners verbeterd worden door de volgende stappen toe te voegen aan het proces van bezwaarbehandeling:

Informele aanpak
De commissie laten onderzoeken of een bezwaarzaak in der minne geschikt kan worden. In de praktijk werkt dit zo dat de secretaris snel persoonlijk contact opneemt met de bezwaarmaker om te onderzoeken wat de beste aanpak is van het bezwaarschrift: informeel of formeel. Bij de informele behandeling staat het samen zoeken naar een oplossing centraal en de formele behandeling is een hoorzitting bij de commissie. Als de informele behandeling niet naar tevredenheid van de bezwaarmaker verloopt, staat de formele weg altijd nog open.

Hoorzitting commissie Uitgeest, Castricum of Heiloo
Als de agenda van de commissie van Uitgeest, Castricum of Heiloo eerder ruimte biedt voor een hoorzitting dan de agenda van de commissie van Bergen, wordt de bezwaarmaker dit aangeboden. Op die manier kan er sneller advies uitgebracht worden en sneller een beslissing op bezwaar worden genomen. Het is aan de bezwaarmaker of hij gebruik wil maken van een hoorzitting bij een andere commissie.

Om o.a. deze verbetering van de dienstverlening te bewerkstelligen hebben de raad, het college en de burgemeester, ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft, de Verordening commissie bezwaarschriften Bergen 2018 vastgesteld.

Standaarden
Er zijn standaarden beschikbaar voor de bezwaarprocedure. Hierbij moet u denken aan een format van een verweerschrift en een format van een beslissing op bezwaar. Er zullen ook standaarden voor primaire besluiten beschikbaar worden. Belangrijk is daarbij dat een primair besluit niet alleen voldoet aan de wettelijke vereisten, maar ook dat een besluit is geschreven in een taalstijl die voor de inwoner begrijpelijk is.

Dossiervorming
Er is een standaard inventarislijst beschikbaar waarin staat vermeld welke dossierstukken in ieder geval in een procesdossier aanwezig behoren te zijn. De secretarissen van de commissie bezwaarschriften hebben bij de vakafdelingen aangegeven op welke wijze en met welke inhoud een procesdossier aangeleverd moet worden.

Bijlagen:

• Jaarverslag 2015 en 2016
• Jaarverslag 2017 commissie bezwaarschriften Bergen

Het bestuur van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord reageert positief op de oproep van de gemeenteraad in de zienswijze die de raad op 28 juni jl. vaststelde: ‘Wij geven aan dat de repressieve prestaties volle aandacht dienen te behouden en willen verbeteringen voor de repressieve taken terugzien in het plan Brandweer 360.’
Het dagelijks bestuur schreef in haar advies aan het Algemeen Bestuur: ‘Het bestuur staat volledig achter deze oproep. De verbeteringen voor de repressieve taken zullen zeker terugkomen in het plan Brandweer 360.’

Het dagelijks bestuur heeft een reactie op alle zienswijzen van de gemeenten voorbereid voor de vergadering van het Algemeen Bestuur van vrijdag 6 juli 2018 (bijlage). Hierin staan naast bovenstaande reactie ook de reacties op de andere, positieve, zienswijzen van de gemeenteraad. In de vergadering van het Algemeen Bestuur zijn de gebundelde zienswijzen en de reacties daarop besproken. De gevraagde verbetering van de repressieve taken is toegezegd door de Veiligheidsregio.

In september wordt een informatie- en presentatieavond gewijd aan het thema veiligheid. Brandweer 360 is één van de onderwerpen deze avond. Vanuit de Veiligheidsregio wordt hierover een presentatie verzorgd.

Evaluatie
Momenteel werken we aan een evaluatie van het integraal dienstverleningsmodel sociaal domein. Eind 2017 hebben de vier gemeenteraden van de gemeente Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo hier opdracht  voor gegeven middels het vaststellen van de Uitvoeringsagenda Sociaal domein 2017-2018. Aanleiding voor de evaluatie is het feit dat we merken dat de keuze die destijds gemaakt is voor de ‘minimale variant’ wat betreft bezetting in de sociaal teams knellend is. Met het aflopen van het integraal beleidskader in 2018 ontstaat bovendien een natuurlijk moment om het integraal dienstverleningsmodel te evalueren. Op basis van de evaluatie kunnen we bepalen in hoeverre wij het huidige dienstverleningsmodel kunnen en willen handhaven. De evaluatie biedt inzicht in noodzakelijke aanpassingen en mogelijke kansen voor verbetering.

Aangepaste planning
Volgens de oorspronkelijke planning zou het evaluatieonderzoek half mei gereed zijn, waarna het zou worden besproken in het bestuurlijk overleg, met de adviesraden sociaal domein en in de colleges. Besluitvorming in de raden was gepland direct na het zomerreces. Deze planning schuift op. We verwachten nu dat de evaluatie in de zomer gereed komt. Na de zomer kunnen we starten met de voorbereiding voor de bestuurlijke besluitvorming en we verwachten in het vierde kwartaal een advies ter besluitvorming aan de gemeenteraden te kunnen voorleggen.

Reden van de vertraging
Onderdeel van de evaluatie is een doorrekening van de formatie die nodig is om alle taken te kunnen uitvoeren. Tijdens het onderzoek is gebleken dat de cijfers die voorhanden zijn te beperkt zijn om deze doorrekening op te baseren. We zullen hierover een aantal aannames moeten doen. Naast ons te baseren op vergelijkingen met andere gemeenten, doen we deze aannames op basis van gesprekken met mensen uit onze uitvoering. Dit is tijdsintensief en daardoor loopt de evaluatie nu vertraging op.

 

De Adviesraad Sociaal Domein wordt ook over dit onderwerp geïnformeerd.

 

Eens per vier jaar stellen de burgemeesters en hoofdofficier van justitie het Integraal Meerjarenbeleidsplan (IMV) voor de eenheid vast, zo stelt de Politiewet. Hierin worden thema’s opgenomen, waarop een integrale impuls of intensivering op het niveau van de eenheid Noord-Holland noodzakelijk en mogelijk is. Dit met als doel het leven van de inwoners en bezoekers van de gemeenten in onze eenheid veiliger te maken. De lokale aanpak vormt de basis van de aanpak van veiligheidsproblematiek. De eenheidsbrede impuls en intensivering op de thema’s uit het IMV, beoogt de lokale aanpak te ondersteunen en te faciliteren (efficiënter, effectiever, betere kwaliteit) of zich te richten op thema’s die zich niet direct lenen voor een lokale aanpak. Halverwege augustus ontvangen wij de concept versie van het IMV om aan u ter instemming voor te leggen. Op 22 november 2018 wordt het IMV 2019-2022 tijdens het Regionaal Bestuurlijk Overleg Politie vastgesteld.

Conform artikel 38B lid 1 van de nieuwe politiewet stelt de gemeenteraad ten minste eenmaal in de vier jaar de doelen vast die de gemeente op het terrein van veiligheid nastreeft voor de handhaving van de openbare orde en de hulpverlening door de politie. Deze doelen worden lokaal vastgesteld in een Integraal Veiligheidsbeleid (IVB) Bergen. Op dit moment wordt het IVB Bergen 2019-2022 geschreven. Eind 2018 wordt u gevraagd dit beleidsplan vast te stellen voor vier jaar.

 

 

We laten u kennis nemen van het ‘verslag archief-kpi’s, opgesteld door de directeur archivaris van het Regionaal Archief in het kader van de horizontale verantwoording en het interbestuurlijk toezicht.

De toezichthouder op uitvoering van de Archiefwet (directeur/ archivaris Regionaal Archief
Alkmaar) heeft verslag gedaan van de stand van zaken m.b.t. informatiebeheer bij de
gemeente Bergen en Werkorganisatie BUCH. Dit is o.a. geregeld in onze Archiefverordening
gemeente Bergen 2013. Het verslag wordt jaarlijks aangeboden.

Tevens treft u ook de eerste (interne) rapportage kwaliteitszorg informatiebeheer
Werkorganisatie BUCH.

Op basis van de actiepunten uit het KPI verslag is er een verbeteroverzicht opgesteld.

Bijgaand bieden wij de stukken ter kennisgeving aan:

• Brief Regionaal Archief
• Overzicht verbeterpunten verslag archief KPI’s
• Rapportage Kwaliteitszorg 12 april 2018.docx
• Verslag archief KPI gemeente Bergen 2018